Gibt es eine KI-Schulungspflicht? Was Art. 4 KI-VO seit dem 27. Juli 2026 verlangt

Setzen Ihre Mitarbeitenden KI-Systeme ein, etwa Chatbots, Schreibassistenten oder KI-Funktionen in Fachsoftware, ist Ihr Unternehmen in der Regel Betreiber. Voraussetzung ist, dass das Werkzeug ein KI-System im Sinne von Art. 3 Nr. 1 KI-VO ist. Auf die Größe des Unternehmens kommt es nicht an.

Die Begriffe im Einzelnen: Art. 4 gilt für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Anbieter ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System oder ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke in Verkehr bringt oder das KI-System unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke in Betrieb nimmt, entgeltlich oder unentgeltlich (Art. 3 Nr. 3). Betreiber ist jede solche Person oder Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, die Verwendung erfolgt im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit (Art. 3 Nr. 4).

Erfasst ist das eigene Personal und jede andere Person, die in Ihrem Auftrag mit dem Betrieb oder der Nutzung des KI-Systems befasst ist. Die Bundesnetzagentur nennt hier ausdrücklich auch Auftragnehmer und Dienstleister. Ob etwa Zeitarbeitskräfte oder freie Mitarbeitende erfasst sind, hängt davon ab, ob sie in Ihrem Auftrag mit dem System arbeiten. Die Betreiberpflichten gelten nicht für Privatpersonen, die KI-Systeme im Rahmen einer ausschließlich persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit verwenden (Art. 2 Abs. 10).

Die Verordnung lässt offen, wie die Maßnahmen aussehen. Zu berücksichtigen sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung der Beteiligten, der Einsatzkontext und die Menschen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, den Bedarf zu ermitteln, Maßnahmen zu planen, sie zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen. Daraus ergibt sich ein Vorgehen in fünf Schritten:

1. Erfassen, welche KI-Systeme im Unternehmen genutzt werden, auch die, die einzelne Teams selbst eingeführt haben.
2. Für jede Rolle klären, wer welches System wofür nutzt und welche Risiken dabei entstehen.
3. Passende Maßnahmen festlegen, zum Beispiel eine Grundschulung für alle, Vertiefung für Rollen mit mehr Verantwortung und eine interne KI-Richtlinie.
4. Dokumentieren, wer an welcher Maßnahme teilgenommen hat, welche Inhalte behandelt wurden und wann sie stattgefunden hat.
5. Die Kompetenz auffrischen, wenn neue Systeme dazukommen oder sich Aufgaben ändern.

Eine ausdrückliche Dokumentations- oder Nachweispflicht enthält Art. 4 nicht. Prüft die Aufsicht, können Sie mit einer Dokumentation aber belegen, was Sie getan haben. Deshalb empfiehlt sie die Bundesnetzagentur.

Der Digital Omnibus zur KI, die Verordnung (EU) 2026/1744, hat Art. 4 mit Wirkung zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Absatz 1 lautet:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Schon die alte Fassung verlangte Maßnahmen. Sie sollten aber „nach besten Kräften sicherstellen“, dass die Beteiligten über ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz verfügen. Dieser Maßstab ist entfallen. Neu sind außerdem Absatz 2 und 3: Kommission und Mitgliedstaaten unterstützen Anbieter und Betreiber, insbesondere KMU, und die Kommission veröffentlicht dafür praktische Beispiele. Das KI-Gremium soll Empfehlungen zur Förderung der KI-Kompetenz annehmen.

Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, die neue Fassung seit dem 27. Juli 2026. Seit dem 2. August 2026 können die Marktüberwachungsbehörden die Vorschriften durchsetzen. In Deutschland regelt das KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG), in Kraft seit dem 29. Juli 2026, die Zuständigkeit. Zentral zuständig ist grundsätzlich die Bundesnetzagentur. Für gesetzlich abgegrenzte Bereiche sind andere Behörden zuständig, etwa die BaFin für bestimmte KI-Systeme im Zusammenhang mit regulierten Finanztätigkeiten (§ 2 KI-MIG).

Art. 99 Abs. 1 KI-VO verpflichtet die Mitgliedstaaten, Sanktionen festzulegen. Einen EU-weit festen Bußgeldrahmen wie für verbotene KI-Praktiken, dort bis zu 35 Mio. Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 99 Abs. 3), gibt es für Art. 4 nicht. Sanktionsfrei ist Art. 4 damit nicht. Die Bundesnetzagentur weist außerdem darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz im Einzelfall als Verletzung von Sorgfaltspflichten gewertet werden kann. Ein von uns gewähltes Beispiel: Ein Mitarbeiter gibt ungeprüfte KI-Ergebnisse an einen Kunden weiter, und daraus entsteht ein Schaden. Ob darin eine Pflichtverletzung liegt, hängt vom Einzelfall ab.

Art. 4 wurde zum 27. Juli 2026 geändert. Ältere Ratgeber können noch die alte Fassung mit dem „ausreichenden Maß“ wiedergeben. Prüfen Sie deshalb, welche Fassung ein Beitrag zugrunde legt. Einen Nachweis- oder Zertifikatsstandard gab es auch vor der Änderung nicht.

Wenn Sie eine Grundschulung als Maßnahme wählen, bietet die AI Act Schulung sieben Online-Module in etwa 90 Minuten. Die Abschlussprüfung besteht aus Wissensfragen und Fallstudien. Die Antworten zu den Fallstudien bewerten Fachleute persönlich.

Eine der Fallstudien: Ihr Unternehmen will ein KI-System einführen, das Lebensläufe automatisch auswertet und nur die besten 20 % der Bewerber zum Gespräch einlädt. Die Fachleute bewerten Ihre Begründung für die Einstufung als Hochrisiko-KI. Außerdem prüfen sie, ob Sie konkrete Betreiberpflichten benennen, die Transparenz gegenüber Bewerbern berücksichtigen und die Rechtsfolgen richtig einordnen.

Am Ende erhalten Sie ein Teilnahmezertifikat für Ihre Dokumentation. Der Lehrgang ist von der ZFU zugelassen (Zulassungsnummer 7601926). Er ist ein Baustein Ihrer Maßnahmen und ersetzt nicht die Prüfung, welche Kompetenz Ihre einzelnen Rollen brauchen.